Die Planungssoftware Trello bietet eine visuell orientierte, einfach und klar strukturierte Plattform um anfallende Aufgaben und Projekte zu planen und zu ordnen. Ein Projekt wird auf einem Board abgebildet. Auf diesem Board lassen sich Listen erstellen, denen dann einzelne Karten (für Aufgaben, Arbeitspakete, Termine) zugeordnet werden. Trello eignet sich hervorragend für kollaboratives Arbeiten. Die Boards können innerhalb eines Teams gemeinsam bearbeitet werden.
Blog Redaktionsplan mittels Trello
Ich bin auf Trello gestoßen, als ich ein Tool gesucht habe, um einen einfachen, übersichtlichen Redaktionsplan für mein privates Blog zu erstellen. Inspiration war unter anderem dieser Artikel über Blog und Social Media Verwaltung mittels Trello.
Für mein, eher unbeständig betriebenes, privates Blog, habe ich eine sehr einfache Struktur gewählt.
Für jede der drei Kategorien habe ich eine eigene Liste angelegt, in der ich Ideen zu Posts sammle. Die Karten können mit Notizen, Checklisten und Anhängen versehen werden. Außerdem können sie mit farblichen Labels und einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Erledigte Karten werden archiviert. Eine andere Möglichkeit als die Strukturierung nach Kategorien wäre die Posts nach dem Arbeitsprozess zu organisieren (z.B. Listen für Ideen, Recherche, in Arbeit, Veröffentlicht…) Es gibt sicherlich noch andere Wege. Trello biete eine gute Basis sich den für einen selbst passenden Plan zu erstellen. Erweist sich das gewählte System als doch nicht so ideal, lassen sich die Karten einfach und schnell verschieben.
Studienorganisation/Aufgabenmanagement mittels Trello
Das Studium Angewandtes Wissensmanagement hat einen großen Anteil an Selbststudium und Fernlehre. Als Lernplattform und Kursmanagementsystem wird Moodle verwendet. Leider bietet Moodle nur eine unzureichende Übersicht aller anstehenden Aufgaben und Arbeitsaufträge. Im Moodle Kalender scheinen nur solche Aufgaben auf, die auch mit einer Abgabe in Moodle versehen sind. Mit der Strukturierung nach einzelnen Modulen und Fächern fehlt auch der Gesamtüberblick über das gesamte Semester. Schnell war klar, eine gute Übersicht muss her.
Für jedes Fach habe ich eine eigene Liste angelegt. Jede Aufgabe und auch jeder Termin hat eine Karte bekommen, die farblich codiert sind (so ist rot z.B. immer die nächste fällige Aufgabe in einem Fach). Jede Karte wurde mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum versehen. Wer sich die Listen ausdrucken will, verwendet am besten trello2html. Leider kann man nur in der Listen-, und nicht in der Kalenderform drucken.
Der Kalender ermöglicht nämlich eine klare visuelle Übersicht, welche Termine anstehen und welche Aufgaben bis wann zu erledigen sind. Leider lässt sich der Kalender nur in der kostenpflichtigen Version exportieren. Der Kalender muss als Power-up hinzugefügt werden. In der Gratis Version ist nur ein Power-up möglich.
Der große Vorteil ist, dass sich nicht jeder Student einen eigenen Plan erstellen muss. Jeder zum Team hinzugefügte kann selber Aktualisierungen und Änderungen vornehmen. Anders als bei einer Excel Liste, kann es hier auch nicht zu unterschiedlichen Versionen kommen.
Um den persönlichen Arbeitsfortschritt noch besser verwalten zu können, habe ich mir eine private Kopie des Boards angelegt. Dort kann ich zusätzlich auch Notizen und Checklisten hinzufügen und schon von mir erledigte Aufgaben archivieren.
Habe ich nun doppelte Arbeit mein privates Board und das gemeinsame Board zu verwalten? Nicht wirklich. Karten die in beiden Boards geändert werden sollen, können über die Funktion Kopieren ganz einfach dem anderen Board hinzugefügt werden. Man kann direkt definieren in welche Liste und auf welche Position die Karte kopiert werden soll, so dass man sich ein hin und her klicken zwischen den beiden Boards erspart.