Was bleibt, wenn die Veranstaltung vorbei ist?

Der Umgang mit Wissen in der Dokumentation partizipativer Veranstaltungsformate

In der aktuellen Veranstaltungslandschaft lösen partizipative Veranstaltungsformate immer öfter die klassische Konferenz ab. Ausgehend vom Format des Open-Space haben sich in den letzten Jahren weitere Formate wie das BarCamp oder Unkonferenzen, die verschiedene Formate nebeneinander verwenden, verbreitet. Während bei klassischen Vorträgen der Wissensfluss hauptsächlich in eine Richtung (vom Vortragenden zu den Teilnehmenden) erfolgt, sind diese Formate von einem stark vernetztem Wissensaustausch der Teilnehmenden untereinander geprägt. Programm und konkreter Inhalt der Veranstaltung werden (zumindest in Teilen) nicht im Vorfeld definiert sondern von den Teilnehmenden gemeinsam gestaltet.

Veranstaltungen die mit partizipativen Formaten arbeiten, haben oft auch den Anspruch, sich der Öffentlichkeit stärker zu öffnen und versuchen die erarbeiteten Inhalte mittels der Möglichkeiten des web 2.0 nach außen zu tragen. 

Bei klassischen Vorträgen dienen oft die Präsentationsfolien als Dokumentationsmittel. Bei partizipativen Veranstaltungen erfolgt die Dokumentation des Wissensaustauschs nicht nur vom Veranstalter sondern aktiv von den Teilnehmenden. Die Dokumentation verteilt sich häufig über verschiedene Medien und Plattformen – von gemeinschaftlich erstellten Protokollen, zu Graphic Recordings, Blogbeiträgen oder Twitter Feeds. Dies stellt die Veranstalter sowohl bei der Durchführung und Planung der Dokumentation wie auch bei der Archivierung vor neue Herausforderungen. 

Was treibt die Veranstalter und die Teilnehmenden dazu an, das auf partizipativen Veranstaltungen generierte Wissen zu dokumentieren? Wie wird dokumentiert? Und wie steuern Veranstalter diese Dokumentation?

Diesen Fragen möchte ich in meiner Masterarbeit näher nachgehen. Dazu werden drei Veranstaltungen als Fallstudien näher betrachtet: Das GfWM Knowledge Camp, das StArtcamp Wien und die Freiräume Graz. Einerseits werde ich das vorhandene Dokumentationsmaterial analysieren, andererseits mit den Organisatoren der Veranstaltungen Leitfadeninterviews durchführen. Ziel soll es sein, aktuelle Trends bei der Dokumentation partizipativer Veranstaltungen und die Herangehensweise der Veranstalter bei der Dokumentation herauszuarbeiten.

Das Thema Wissensdokumentation von Veranstaltungen wurde bisher interessanterweise kaum betrachtet. Die bisherige Literatur widmet sich vor allem den organisatorischen und weniger den inhaltlichen Aspekten von Veranstaltungen. 2008 schrieb Vanneste sein Manifest zur Meeting Architecture (Vanneste, M. (2008). Meeting Architecture, a manifesto. Turnhout: Meeting Support Institut). Er plädiert für eine Fokussierung auf den „Meeting Content“, dem was direkt in der Veranstaltung passiert und setzt dies in engen Zusammenhang mit den Veranstaltungszielen (S. 55ff.). Diese Ziele hat er in drei Bereiche geteilt: Learning, Networking und Motivation. Vanneste versucht immer wieder herauszustreichen, dass die Erreichung der Ziele durch verschiedene Bereiche, von der Konzeptualisierung, über die Organisation bis zur Technik unterstützt werden muss. Die Wahl des Formates ist damit ein wichtiger Bestandteil in der Planung. Über die Dokumentation schreibt er leider nichts. De Groot und Van der Vijver veröffentlichten 2013 ihr Buch zu Meeting Design (De Groot, E., Van der Vijver, M. (2013). Into the Heart of Meetings. Basic Principles on Meeting Design. Leeuwarden: Mind Meeting BV). In dem Kapitel “Providers of Content“ wird die Wichtigkeit der Auswahl des Inhalts, der Inhaltgeber und der gewählten Formate klar herausgestrichen (S. 275ff.). Es wird aber nicht genauer auf die Formate eingegangen und interessanterweise findet sich auch das Thema Dokumentation nicht in ihrem Werk. Wie die Autoren in ihrem Epilog anmerken: „With the exception of events which are integral to neat marketing campaigns, most meetings do not live on beyond the final moment, when the chair wishes everyone a “Safe journey home!”” (S. 313).

Ich freue mich auf die intensive Beschäftigung mit diesem Thema in den nächsten Monaten, die sicherlich spannend und herausfordernd werden. Gerade in Zeiten, wo aber auch bei Veranstaltungen immer mehr nach dem ROI (Return on Investment) gefragt wird, sollte dieser Punkt intensiver betrachtet werden. Denn was bleibt, wenn die Veranstaltung vorbei ist?